Globale Datenschutzinformation für das Pre-Boarding

1. Anwendungsbereich dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen, die ein Angebot auf Abschluss eines Arbeitsvertrags angenommen haben und vor Beginn ihres Beschäftigungsverhältnisses im Rahmen des Pre-Boarding-Prozesses Zugang zu unserem PeopleHub (derzeit abgebildet in SAP SuccessFactors) erhalten.

Diese Datenschutzinformation gilt ausschließlich für die Phase vor Beginn des Beschäftigungsverhältnisses. Mit Beginn des Beschäftigungsverhältnisses und der Übernahme der im Pre-Boarding erhobenen Daten in das Mitarbeiterprofil gilt ergänzend die Datenschutzinformation für Mitarbeitende der jeweils einstellenden Gesellschaft.

2. Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Pre-Boardings ist grundsätzlich diejenige Nemetschek-Konzerngesellschaft, mit der Ihr Beschäftigungsverhältnis begründet wird bzw. die in Ihrem Angebotsschreiben oder Arbeitsvertrag als Arbeitgeber benannt ist.

Je nach Ausgestaltung des Prozesses kann das Pre-Boarding zusätzlich durch zentrale HR-, Shared-Service-, Administrations- oder IT-Funktionen innerhalb der Nemetschek-Gruppe unterstützt werden.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzinformation oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an unsere zentrale Kontaktstelle wenden:

[email protected] 

3. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Pre-Boardings, um:

  • den Start Ihres Beschäftigungsverhältnisses vorzubereiten,
  • die vor Ihrem Eintritt benötigten Daten und Unterlagen zu erfassen und zu vervollständigen,
  • Ihr Profil in PeopleHub anzulegen und zu verwalten,
  • interne HR-, organisatorische, administrative und – soweit erforderlich – payrollbezogene Prozesse vor Ihrem Start vorzubereiten,
  • einen reibungslosen Übergang Ihrer Daten in Ihr Mitarbeiterprofil nach Beginn Ihres Beschäftigungsverhältnisses zu ermöglichen.

4. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?

Je nach Position, Land und einstellender Gesellschaft können im Rahmen des Pre-Boardings insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

  • Identifikationsdaten, z. B. Name, Geburtsdatum, Nationalität, Mitarbeiter- oder Bewerberreferenznummer;
  • Kontaktdaten, z. B. private Anschrift, private E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
  • beschäftigungsbezogene Angaben, z. B. Stellenbezeichnung, einstellende Gesellschaft, Abteilung, Startdatum, Einsatzort und Vorgesetztenzuordnung;
  • vertragliche oder administrative Angaben, soweit diese für die Vorbereitung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind;
  • Informationen und Dokumente, die Sie selbst im Rahmen des Self-Service in PeopleHub hochladen;
  • soweit erforderlich payroll-, steuer- oder sozialversicherungsbezogene Angaben, die bereits vor Beginn des Beschäftigungsverhältnisses benötigt werden;
  • technische und systembezogene Daten, die bei der Nutzung des PeopleHubs anfallen, z. B. Login-Informationen, Zeitstempel und Systemprotokolle.

Bitte stellen Sie nur die im Pre-Boarding angeforderten Daten zur Verfügung und laden Sie keine Informationen hoch, die hierfür nicht erforderlich sind. Falls doch werden diese, ab Kenntnis, unverzüglich gelöscht.

5. Woher stammen die Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten,

  • die Sie uns im Rahmen des Pre-Boardings selbst über unseren PeopleHub zur Verfügung stellen,
  • die bereits im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben wurden,
  • sowie Daten, die – soweit erforderlich – intern durch die jeweils einstellende Gesellschaft, HR oder administrative Funktionen für den Pre-Boarding-Prozess bereitgestellt werden.

6. Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Pre-Boardings erfolgt, um die für die Begründung und Vorbereitung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen Schritte durchzuführen und den Eintritt in das Unternehmen organisatorisch und administrativ vorzubereiten.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Pre-Boardings erfolgt, soweit dies erforderlich ist, zur Vorbereitung und Durchführung der Schritte vor Beginn des Beschäftigungsverhältnisses, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen sowie – soweit anwendbar – für berechtigte organisatorische Interessen im Zusammenhang mit einem geordneten und effizienten Pre-Boarding-Prozess. Je nach Land und anwendbarem Recht können hierfür ergänzende oder abweichende gesetzliche Grundlagen gelten.

7. Wer erhält Zugriff auf Ihre Daten/ an wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff, die diese für den Pre-Boarding-Prozess benötigen. Dies können insbesondere sein:

Interne Stellen:

  • die jeweils einstellende Gesellschaft,
  • lokale HR-Teams,

Unternehmen im Konzernverbund:

  • zentrale HR-, Shared-Service- oder Administrationsteams, die den Pre-Boarding-Prozess unterstützen,
  • IT- und Systemadministrationsfunktionen, soweit dies für Berechtigungen, Support oder technische Einrichtung erforderlich ist,
  • Hiring Manager oder andere interne Funktionen, soweit dies im Einzelfall erforderlich ist,

Soweit im Rahmen des Pre-Boardings personenbezogene Daten an verbundene Unternehmen innerhalb der Nemetschek-Gruppe übermittelt werden, beschränkt sich dies auf die hierfür jeweils erforderlichen Stellen. Eine Übersicht der verbundenen Unternehmen der Nemetschek-Gruppe finden Sie hier.

Externe Dienstleister:

  • Dienstleister, die unseren PeopleHub oder verbundene Systeme bereitstellen oder unterstützen (derzeit erfolgt dies durch Deloitte Consulting GmbH).

Öffentliche Stellen und Behörden:

  • Finanzbehörden
  • Sozialversicherungsträger
  • Krankenkassen
  • Bundesagentur für Arbeit 
  • Integrationsamt

 

Der Zugriff erfolgt rollenbasiert und nach dem Need-to-know-Prinzip.

8. Internationale Datenzugriffe / Drittlandbezug

Da der Pre-Boarding-Prozess durch globale Teams und Systeme unterstützt werden kann, kann es vorkommen, dass auf Ihre personenbezogenen Daten auch aus anderen Ländern zugegriffen wird oder diese dort verarbeitet werden. Dies kann auch Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums betreffen.

Soweit internationale Datenübermittlungen stattfinden, erfolgen diese nur unter Beachtung der anwendbaren datenschutzrechtlichen Anforderungen und unter Einsatz geeigneter Schutzmaßnahmen.

9. Speicherdauer und Übergang in das Mitarbeiterprofil

Ihre personenbezogenen Daten werden zum Zwecke des Pre-Boardings nur so lange verarbeitet, wie dies für die Vorbereitung Ihres Eintritts und die Durchführung der vor Beginn des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen Schritte notwendig ist.

Wenn Ihr Beschäftigungsverhältnis beginnt, werden die im Pre-Boarding erhobenen Daten in Ihr Mitarbeiterprofil in das jeweils relevante HR-System übernommen und dort im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeitet. Ab diesem Zeitpunkt gilt ergänzend die Datenschutzinformation für Mitarbeitende der jeweils einstellenden Gesellschaft.

Sollten Sie Ihre Tätigkeit nicht aufnehmen oder vor Beginn des Beschäftigungsverhältnisses vom Vertrag zurücktreten, werden Ihre im Rahmen des Pre-Boardings erhobenen personenbezogenen Daten grundsätzlich für sechs (6) Monate nach dem geplanten Eintrittsdatum gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur, soweit und solange dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

10. Ihre Rechte

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie insbesondere das Recht:

  • Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen,
  • die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen,
  • die Löschung Ihrer Daten zu verlangen,
  • die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen,
  • Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen einzulegen,
  • Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist,
  • sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an folgende Stelle wenden:

[email protected] 

11. Ergänzende Datenschutzinformation für Mitarbeitende

Mit Beginn Ihres Beschäftigungsverhältnisses und der Übernahme der im Pre-Boarding erhobenen Daten in Ihr Mitarbeiterprofil gilt ergänzend die Datenschutzinformation für Mitarbeitende der jeweils einstellenden Gesellschaft.

Diese werden Ihnen von der jeweils einstellenden Gesellschaft zur Verfügung gestellt.

12. Bereitstellung dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation wird Ihnen im Rahmen des Pre-Boarding-Prozesses über unseren PeopleHub zur Verfügung gestellt und sollte vor der Eingabe Ihrer Daten gelesen werden.

Stand: 30.06.2026
Verantwortliche Stelle / Owner: [einfügen]
Gültig ab: 01.07.2026