Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungs-/Rekrutierungsprozesses. Welche Daten wir von Ihnen verarbeiten und zu welchem Zweck dies erfolgt ist von der Ausgestaltung des jeweiligen Bewerbungs/Rekrutierungsprozesses abhängig. 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese zur Durchführung des Bewerbungs-/Rekrutierungsprozesses erforderlich sind. Dazu zählen folgende Datenkategorien:

• Personalien (z.B. Name, Adresse, Kontaktdaten, Geburtstag sowie -ort und Staatsangehörigkeit);
• Lebenslauf, einschließlich Ausbildung, Arbeitserfahrung und Referenzen;
• Informationen zu früheren Arbeitgebern (z.B. Einstellungsdatum, Stellenbezeichnung, Abteilung und Unternehmensbereich, Arbeitsort, Arbeitszeit, Referenzüberprüfung);
• Im Zusammenhang mit einem Bewerbungsgespräch gemachte Notizen;
• Immatrikulationsbescheinigung (sofern angefragt);
• Soweit erforderlich Visum für Aufnahme eines Beschäftigungsverhältnisses;
• Daten mit Bezug auf Ihre Antworten zu Screening-Fragen (sofern durchgeführt); Aufgabenstellungen und im Zusammenhang damit gemacht Notizen (sofern durchgeführt);
• Informationen zum Background-Check (sofern durchgeführt);
• Polizeiliches Führungszeugnis (sofern angefragt);
• Bestimmte gesundheitliche Informationen (nur sofern zur Verfügung gestellt oder gesetzlich vorgeschrieben). 

a) Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (Art 6 Abs. 1 b DSGVO)

Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Folgende Verarbeitungstätigkeiten sind zur Durchführung des Bewerbungs/Rekrutierungsprozesses erforderlich:

Erhalt und Verarbeitung von Bewerbungen per E-Mail, Vorselektion für die Fachabteilungen, Kontaktaufnahme zum Zwecke der Vereinbarung und Durchführung von Bewerbungsgesprächen, Kontaktaufnahme zum Zwecke der Mitteilung von Zu-/Absagen.

b) Aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs.1 a DSGVO)

Wenn Sie gegenüber uns die Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten. Sie können Ihre Einwilligungserklärung jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Ein erklärter Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zur Widerrufserklärung erfolgten Verarbeitung.

c) Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs.1 e DSGVO)  

Als Unternehmen unterliegen wir verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Sozialversicherungsrecht, Arbeitssicherheit, Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, die Erfüllung sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Kontroll-, Melde- oder Dokumentationspflichten sowie die Steuerung von Risiken im Unternehmen. Zur Erfüllung dieser Verpflichtungen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich sein.

d) Aufgrund eines berechtigten Interesses (Art.6 Abs.1 f DSGVO)

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).  Weitere Beispiele für eine Datenverarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses sind:  - - Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts 

Zur Durchführung des Bewerbungs-/Rekrutierungsprozesses oder sofern Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind, erhalten interne Stellen, sowie externe Dienstleister Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten.

a) Interne Stellen:

• Personalabteilung
• Buchhaltung
• Jeweiliger potentieller Vorgesetzter (Fachabteilung)

b) Externe Dienstleister:

• IT/TK-Dienstleistungen (z.B. Rechenzentrum)
• Dienstleister für Akten- und Datenvernichtung
• Beratung und Consulting
• Wartungsdienstleister des Personalmanagementsystems  

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln. 

Eine Datenübermittlung an ein Land außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittland) findet statt, soweit:

• zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten
• wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben
• zur Wahrung unserer berechtigten Interessen
• wenn es gesetzlich vorgeschrieben ist

Wir nutzen für bestimmte Aufgaben Dienstleister, die ggf. Sub-Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben können. Zur Gewährleistung eines angemessenen Datenschutzniveaus in diesen Drittländern bestehen entweder Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission oder angemessene und geeignete Garantien in Form von z.B.:

• EU-Standardvertragsklauseln (SCC)
• Binding Corporate Rules 

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es zur Durchführung des Bewerbungs/Rekrutierungsprozesses und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Sollte eine Speicherung der Daten zur Durchführung des Bewerbungs/Rekrutierungsprozesses oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten nach sechs (6) Monaten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten die sich z.B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB)
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.  Gegebenenfalls erhalten Sie im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Einladung zur Aufnahme in unseren Talentpool. Dies erlaubt uns, Sie auch in Zukunft bei passenden Vakanzen bei unserer Bewerberauswahl zu berücksichtigen. Liegt uns eine entsprechende Einwilligung Ihrerseits vor, werden wir Ihre Bewerbungsdaten nach Maßgabe Ihrer Einwilligung bzw. ggf. zukünftigen Einwilligungen in unserem Talentpool speichern.

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten (sofern möglich) gelöscht. 

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art.18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).  

Zur Eingehung eines Bewerbungs-/Rekrutierungsprozesses müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Durchführung des Bewerbungs/Rekrutierungsprozesses erforderlich sind oder die wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zwingend erheben müssen. Sollten Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, dann ist für uns die Durchführung des Bewerbungs-/Rekrutierungsprozesses nicht möglich.

Sofern die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung erfolgt, ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten freiwillig. Ohne bestehende Einwilligung werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht zu den genannten Zwecken nutzen. 

Zur Durchführung des Bewerbungs-/Rekrutierungsprozesses nutzen wir keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Widerspruchsrecht  

Sie haben gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs.1 f (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, erfolgen und sollte gerichtet werden an den Datenschutzbeauftragten oder die Personal- bzw. Rechtsabteilung. 

Verantwortlicher:                    Datenschutzbeauftragter:

Nemetschek SE                      intersoft consulting services AG

Konrad-Zuse-Platz 1            [email protected] 

81829 München