Hybrides Arbeiten: Eine Frage der Reputation?

Koen Mattjis, Chief Division Officer, Operate & Manage Division der Nemetschek Group, über die Bedeutung von hybriden und flexiblen Arbeitsszenarien für Arbeitnehmer – und Arbeitgeber

18 Monate nach Beginn der COVID-19-Pandemie und mit der Hoffnung auf eine baldige Rückkehr zur Normalität beginnen die Unternehmen mit strategischen Überlegungen zum Alltag im Büro und dem Arbeitsmodell der Zukunft. Viele Mitarbeiter bekunden großes Interesse daran, zumindest einen Teil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice zu verbringen. Und die Unternehmen sind im Zugzwang: Sie müssen überprüfen, wie sie sich am besten auf die sich ändernden Arbeitsplatzanforderungen vorbereiten können. Aktuelle Studien zeigen, dass das auch dringend nötig ist: Topmanager erwarten beispielsweise, dass der normale Angestellte wieder überwiegend ins Büro kommt. Aber fast drei Viertel aller befragten Mitarbeiter würden gerne zwei oder mehr Tage pro Woche aus der Ferne arbeiten. Es scheint also eine Diskrepanz zwischen den Erwartungen zu geben. Wie können Arbeitgeber dafür sorgen, dass ihre Teams gerne ins Büro zurückkehren? Wo liegt das perfekte Gleichgewicht und wie können beide Seiten davon profitieren?

Das Arbeiten von zu Hause oder von einem anderen Ort als dem Büro aus, wird nicht länger als „Luxus“ angesehen, sondern als etwas, das Unternehmen und Organisationen heutzutage anbieten müssen. Home Office bringt viele Vorteile mit sich: Die Mitarbeiter sparen Zeit und Geld, weil sie nicht ins Büro pendeln müssen, sie können von dort arbeiten, wo es ihnen am besten passt, und sie scheinen insgesamt produktiver zu sein. Außerdem erhöht es die Sicherheit am Arbeitsplatz – insbesondere in Zeiten von Pandemien. Diese Argumente ziehen auch neue Mitarbeiter an. Und umgekehrt können Unternehmen auf einen breiteren Talentpool zurückgreifen, wenn sie nicht auf einen bestimmten Standort beschränkt sind. Ein erheblicher Vorteil, vor allem in Zeiten, in denen es erheblich schwieriger geworden ist, Talente an ein Unternehmen zu binden.

Eine der Schlussfolgerungen, die viele Unternehmen aus der Pandemie gezogen haben, ist, dass konzentriertes Arbeiten für viele Mitarbeiter von zu Hause aus genauso gut – wenn nicht sogar besser – erledigt werden kann wie im Büro. Für viele Arten der Zusammenarbeit, insbesondere das gegenseitige Kennenlernen, eignet sich dagegen der persönliche Kontakt besser. Infolgedessen erwarten viele Unternehmen, dass die Verfügbarkeit von Konferenzräumen, Huddle-Bereichen und anderen flexiblen Räumlichkeiten stark steigen wird. Nur so kann den neuen Arbeitsweisen Rechnung getragen werden.

Jetzt scheint also der perfekte Zeitpunkt zu sein, um die derzeitige Bürogestaltung auf den Prüfstand zu stellen: Ist sie noch zeitgemäß? Passt sie sowohl zu den bestehenden als auch zu den neuen Anforderungen an Zusammenarbeit, konzentriertes Arbeiten und Teambuilding? Schließlich werden die Kollegen nicht nur von zuhause arbeiten wollen. Studien zeigen eine gewisse Müdigkeit und Stresssymptome aufgrund einer Überlastung durch Online-Meetings und das Gefühl einer unorganisierten Arbeitsweise von zu Hause aus – was den Home-Office-Produktivitätseffekt untergräbt. Ein weiterer Nachteil des ständigen Arbeitens von zu Hause aus ist die fehlende soziale Interaktion mit den Kollegen am Arbeitsplatz: Ein Kaffee, ein Gespräch oder ein gemeinsames Mittagessen – Dinge, die vor COVID-19 ganz normal waren, sind nun seltene Situationen des sozialen Austauschs. Die Folge: Menschen können sich isoliert und einsam fühlen. Symptome, die zunehmend besonders bei neuen Kollegen auftreten. Sich nicht persönlich treffen zu können, sondern nur virtuell in Kontakt zu treten, erschwert das Knüpfen von Kontakten erheblich. Eine weitere negative Folge der vollständigen Fernarbeit ist, insbesondere in größeren Städten, das Fehlen eines echten Arbeitsplatzes in der Wohnung des Mitarbeiters. Oft sind die Mieten so hoch, so dass es schwierig ist, eine Wohnung/ein Haus zu finden, das einen separaten Arbeitsbereich bietet.

Die viel diskutierten Hybrid-Arbeitsplätze vereinen das Beste aus beiden Welten. Der Begriff beschreibt ein Konzept, das es Mitarbeitern ermöglicht, sowohl im Büro als auch aus der Ferne, von zuhause, zu arbeiten. Abgesehen von der offensichtlichen Herausforderung, den Bedarf zu ermitteln, stellt sich auch die Frage, welche Art von Platz die Mitarbeiter benötigen, wenn sie ins Büro kommen, damit sie das Beste aus ihrer Arbeit im Büro machen können.

An dieser Stelle kommen Software-Tools ins Spiel. Sie können dabei helfen, diese Unwägbarkeiten vorherzusagen und zu bewältigen sowie genau zu überwachen, welcher Raum wie genutzt wird. Infolgedessen können diese Räume optimiert werden, um sie an die neue Art des hybriden Arbeitens anzupassen. Das bringt enorme Vorteile mit sich: Erstens können leere, vergeudete Flächen reduziert und Bereiche der Zusammenarbeit vergrößert werden. Zweitens erhöht die Notwendigkeit, Mitarbeiter, die sich im Büro aufhalten, zu berücksichtigen und einzubinden, die Bedeutung von Reservierungen als Instrument zur Verbindung von Menschen. Reservierungsdaten können als Grundlage für eine Personensuchfunktion in Arbeitsplatz-Apps verwendet werden. Damit lässt sich leicht feststellen, wer sich im Büro aufhält und wo er sitzt – und das alles, ohne die Bewegungen der Mitarbeiter zu verfolgen. Und schließlich werden die Mitarbeiter wahrscheinlich auch nach der Pandemie noch einige Zeit lang sensibel auf die Sicherheit im Büro reagieren. Die Messung und Weitergabe von Informationen über die Auslastung und Luftqualität im Büro anhand von Live-Daten kann eine wertvolle Ergänzung z. B. zu Reservierungssystemen sein. Diese Tools helfen Mitarbeitern, je nach ihrem Wohlbefinden Räume zu wählen.

Flexible Arbeitskonzepte sind nicht neu, aber viele Unternehmen setzen sie zum ersten Mal ein und müssen robuste Reservierungssysteme und idealerweise sogar Sensoren einrichten, damit sie gut funktionieren. Ein erfolgreiches flexibles Konzept kann die Wahrnehmung des Arbeitsplatzes und die Leistung enorm verbessern, aber die Pandemie hat auch gezeigt, dass viele Büros unter einer mangelhaften Umsetzung leiden.

Der Einsatz von Software führt zu einer besseren Verwaltung der Büroflächen. Und zu einer deutlichen Reduzierung des Energieverbrauchs: Mit Hilfe von Daten – und den richtigen Software-Tools – können Facility- und Space-Manager den Verbrauch von Strom, Heizung oder Klimaanlagen senken – einfach, weil sie wissen, welche Bürobereiche genutzt werden und welche leer stehen. Dies verringert auch den CO₂-Fußabdruck von Unternehmen und Büroflächen und trägt zur Bekämpfung des Klimawandels bei.

Die Pandemie hat bewiesen, dass flexible Bürolösungen, wie z. B. hybrides Arbeiten, eine Alternative zu der alten Art und Weise sind, fünf Tage pro Woche im Büro zu arbeiten. In einer Welt nach der Pandemie können diese Konzepte durchdacht werden – nicht nur, um den Bedürfnissen der Mitarbeiter nach einem flexibleren Arbeitsumfeld gerecht zu werden, sondern auch, um der Herausforderung ungenutzter Büroflächen, hoher Mieten und laufender Betriebskosten zu begegnen. Mit den richtigen Software-Tools, Sensordaten sowie dessen Speicherung und Auswertung ist die Verwaltung eines hybriden Arbeitsplatzes keine Hürde mehr für Führungskräfte und Facility Manager, sondern ein neuer innovativer Schritt in die Zukunft und in die neue normale Arbeitsweise. Eine Arbeitsweise, die beiden Bedürfnissen gerecht wird – denen des Arbeitgebers und denen der Arbeitnehmer. Hybrides Arbeiten und Flexibilität sind auf dem Arbeitsmarkt längst kein Luxusgut mehr, sondern eine echte Reputationsangelegenheit.